Règles d’intégration technico-juridiques de la signature électronique

Cette fondation rassemble des principes d’intégration à connaître pour concevoir des documents et des parcours de signature électronique qui soient compatibles avec vos exigences en matière de sécurité juridique, vos contraintes en matière de conformité règlementaire, et vos objectifs de réduction des risques en matière de litige. Ce sont des recommandations pratiques, elles ne constituent pas un conseil juridique : les clauses, les mentions et les niveaux de signature utilisés doivent être validés par le conseil juridique de votre organisation.

Ne pas mettre de libellé nominatif au-dessus des zones de signature

Quand plusieurs personnes signent en parallèle dans une même étape, on ne peut pas prédire qui signera dans quelle zone : le rang d’un joker ([SignatureField#i]) ou l’ordre des champs fixe l’emplacement, pas l’identité du signataire (la fondation Documents & champs de signature).

Règle importante : ne pré-renseignez jamais de libellé nominatif (« Le vendeur », « M. Dupont »…) au-dessus d’une zone de signature. C’est le cartouche (“pavé”) de signature, que vous pouvez définir vous-mêmes via le profil de signature (voir fondation Profils de signature), automatiquement apposé par la plateforme — qui pourra contenir le nom du signataire, la date de signature, la fonction et l’organisation du signataire, une métadonnée, etc. — et qui identifiera formellement l’auteur de chaque signature. Laissez les zones de signature neutres.

Les paraphes sont inutiles en signature électronique

Sur papier, on paraphe chaque page pour empêcher qu’une page soit substituée ou ajoutée. En signature électronique, ce geste n’a plus d’objet : la signature garantit l’intégrité du document entier grâce à un procédé cryptographique. La moindre modification — y compris sur une seule page — invalide la signature. Il est donc inutile, voire dangereux (car cela risque de “casser” une signature électronique), de prévoir des champs de paraphe page à page.

Les mentions manuscrites (« lu et approuvé », « bon pour accord »)

Ces mentions sont des habitudes issues du papier. En droit français, la mention « lu et approuvé » n’apporte aucune valeur juridique particulière : la preuve de la prise de connaissance et du consentement est assurée par la page de consentement et le dossier de preuve (fondation Documents signés & preuves). Elles sont donc superflues.

Cas particuliers. Certains actes exigent, par la loi, une mention manuscrite spécifique (par exemple un cautionnement, ou l’indication d’une somme en toutes lettres et en chiffres pour certains engagements). Dans ces situations, référez-vous au cadre légal applicable et faites valider le dispositif par votre conseil juridique.

Clauses types à insérer dans un contrat (exemples à adapter)

Les exemples ci-dessous sécurisent le recours à la signature électronique dans un contrat. Ce sont des modèles à adapter et à faire valider juridiquement.

a) Acceptation générale de la signature électronique

« Il est rappelé qu’en vertu de l’article 1356 du Code civil, les parties peuvent définir contractuellement les règles de recevabilité et d’admissibilité des preuves liées à leurs engagements. Les parties conviennent ainsi que le présent contrat pourra être signé par voie électronique.. ».

b) Acceptation d’un niveau de signature déterminé

« Les parties conviennent de recourir à une signature électronique de niveau [simple/avancé/qualifié] au sens du règlement eIDAS, et reconnaissent la validité et la valeur probatoire des signatures ainsi apposées. »

c) Acceptation conjointe avec une signature manuscrite sur papier

« Le présent contrat pourra être signé indifféremment par voie électronique ou de manière manuscrite sur support papier. En cas de signature manuscrite, il sera établi en [n] exemplaires originaux, signés et paraphés, [n] étant le nombre de parties signataires. »

(Le paraphe et le nombre d’exemplaires ne concernent que la voie papier : ils sont sans objet pour la voie électronique — cf. fondation Messages & notifications > Réglages.)

Signature au nom d’une personne morale

On rappelle qu’une personne morale ne dispose pas de la capacité de signer en droit, elle doit toujours être représentée par une personne physique. Un acte juridique qui engage une personne morale doit donc être signé par une personne physique habilitée à la représenter. C’est pourquoi il est intéressant de prévoir une mention dans le cartouche de signature (voir section Ne pas mettre de libellé nominatif au-dessus des zones de signature), destinée à préciser la fonction du signataire et l’organisation qu’il représente.

Signatures multiples sur un document

Avec Goodflag Signature il n’est pas possible de signer plusieurs fois un même document, au sein d’une même étape de signature.

On rappelle à cette occasion qu’au sein d’une étape de signature il est possible de faire signer plusieurs destinataires en parallèle, mais il n’est pas possible pour 2 destinataires d’avoir la même adresse mail.

Pour faire signer plusieurs fois une même personne sur un document il est indispensable de procéder de l’une des deux manières suivantes :

Créer autant d’utilisateurs et de contacts identiques que nécessaire mais avec des adresses mail différentes (ce qui conduit à des authentifications propres à chaque utilisateur ou contact);
Créer autant d’étapes séquentielles que nécessaire (ce qui nécessite une nouvelle authentification du signataire à chaque signature.

Principe fondamental : la signature électronique garantit l’intégrité de l’ensemble du document et sa portée juridique couvre l’ensemble du document.

Première règle importante : la seule raison qui doit justifier la signature multiple d’une même personne sur un document est le cas où la personne représente plusieurs personnes physiques ou morales différentes, qui sont elles-mêmes des parties signataires du document.

Deuxième règle importante : si l’objectif est de faire signer plusieurs fois la même personne parce que le document comporte différentes parties, par exemple un formulaire d’abonnement et un mandat de prélèvement, il est alors indispensable de séparer ce document en 2 documents distincts qui auront leur propre signature électronique.

Signature - annexes et pièces jointes

Dès lors qu’un acte juridique est composé d’un corps principal et de documents annexes, il peut se poser la question de la signature ou non de ces annexes, sachant que 3 possibilités sont envisageables :

Les intégrer dans le parapheur en tant que documents à signer ;
Les intégrer dans le parapheur en tant que pièces jointes à ne pas signer ;
Les incorporer au document principal.

Cas n°1 : c’est la solution la plus sécurisée, dont le seul inconvénient est d’augmenter le nombre de signatures. Le nombre d’authentifications nécessaires ne change pas puisque tous les documents sont signés séparément mais en même temps. La sécurité juridique est maximale. Ce cas est à privilégier dans les cas où les documents annexes peuvent être très importants comme par exemple un règlement intérieur associé à un contrat de travail.

Cas n°2 : c’est la solution la plus économique, qui limite le nombre de signatures. En revanche si ces annexes sont importantes au plan juridique, alors il faut faire bien attention de les lister explicitement par leur nom de fichier dans le document principal et de bien préciser que la signature du document principal emporte la signature des documents annexes. Ce cas est à privilégier pour les documents annexes à faible valeur juridique, par exemple une notice explicative, une brochure commerciale, etc.

Cas n°3 : c’est la solution la plus optimale en matière de coût et de sécurité juridique. Il est néanmoins important de les lister explicitement par leur nom dans le corps principal (par exemple le “contrat”) du document et de bien préciser que la signature du contrat vaut signature des annexes. Le seul inconvénient de ce choix est que dans le cas d’annexes nombreuses et volumineuses, cela peut accroitre de manière significative les temps de réponse du processus de signature.